Schematisch
01
Wachsen ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand
Mehr Bestellungen bedeuten nicht automatisch mehr Abtipparbeit.
Kundenbestellungen
ohne Abtippen bearbeiten.
Aus jeder Bestell-E-Mail wird automatisch ein Auftrag für Ihr ERP.
Im Einsatz bei
1E-Mail Ihres Kunden
Bestellung 4711 Posteingang
M. Berger · Muster Maschinenbau
m.berger@muster-maschinenbau.at
Hallo Frau Huber, bitte wieder liefern wie letzte Woche: 50 Stk Lager 6204 2RS, 200 O-Ringe 40x3 NBR und 4x Spannzange ER32 12mm. Termin KW 42, Adresse wie immer Werk 2.
Bestellung_4711.pdfAnhang
2Auftrag, bereit fürs ERP
Auftragsvorschlag
Bestellung 4711- Kunde
- Muster Maschinenbau GmbH
- Lieferung
- Werk 2 · KW 42
| Nr. | Artikel | Menge | Status |
|---|---|---|---|
| 1 | Rillenkugellager 6204-2RS | 50 | OK |
| 2 | O-Ring 40×3 NBR 70 | 200 | OK |
| 3 | Spannzange ER32 Ø12 | 4 | Prüfen |
2 / 3 Positionen ohne NacharbeitAn ERP übergeben
Das Produkt
Alle Bestellungen im Blick. Nur die Ausnahmen brauchen Ihr Team.
Pondhouse Orderdesk sortiert den Bestelleingang: Was passt, ist erfasst und übergeben. Was unklar ist, landet beim Innendienst.
Auftragseingang
| Status1 | Bestellung | Kunde | Positionen | Hinweis | Eingang |
|---|---|---|---|---|---|
| Übergeben3 | 4711Muster Maschinenbau GmbH | Muster Maschinenbau GmbH | 3 | ERP übernommen | Mo 08:12 |
| Prüfen | 4712Beispiel Antriebstechnik AG | Beispiel Antriebstechnik AG | 12 | 2Pos. 30: Artikel unklar | Mo 08:31 |
| Übergeben | 4713Fiktiv Metallwaren KG | Fiktiv Metallwaren KG | 5 | ERP übernommen | Mo 08:40 |
| Prüfen | 4714Demo Hydraulik GmbH | Demo Hydraulik GmbH | 8 | Liefertermin fehlt | Mo 09:02 |
| Übergeben | 4715Testweise Stahlhandel GmbH | Testweise Stahlhandel GmbH | 2 | ERP übernommen | Mo 09:15 |
| Neu | 4716Präzisionsteile Süd GmbH | Präzisionsteile Süd GmbH | 7 | wird gelesen … | Mo 09:21 |
6 Bestellungen heute · 2 brauchen Prüfung
- Status auf einen Blick
Jede eingehende Bestellung erscheint sofort in der Liste.
- Der Grund steht gleich dabei
Ihr Team sieht, warum eine Bestellung geprüft werden muss.
- Erledigt heißt übergeben
Geprüfte Aufträge gehen direkt an Ihre Auftragsabwicklung.
Referenz · im Einsatz
Praxisbeispiel
Bei Meusburger werden Kundenbestellungen automatisch erfasst statt abgetippt.
Meusburger erhält täglich Bestellungen von Kunden aus vielen Ländern – in unterschiedlichsten Formaten. Orderdesk liest diese Bestellungen und bereitet die Auftragsdaten für den Innendienst auf.
Das System ist fester Bestandteil der Auftragserfassung.
Die Ausgangslage
Shop und EDI decken nicht alles ab.
Große Kunden bestellen strukturiert. Viele andere schicken weiterhin, was gerade praktisch ist – und jemand im Innendienst liest, sucht und tippt jede dieser Bestellungen ab.
Der Aufwand liegt im Zuordnen und Übertragen – Position für Position.
Für die Geschäftsführung
Mehr Aufträge bearbeiten – ohne mehr Erfassungsarbeit.
Wie viel sich bei Ihnen automatisieren lässt, ermitteln wir gemeinsam an Ihren echten Bestellungen. Das Ziel:
Schematisch
02
Ihr Team betreut Kunden statt Formulare
Erfahrene Leute kümmern sich um Rückfragen, Sonderfälle und Beratung.
Schematisch
03
Weniger Rückstau bei Spitzen und Urlaub
Montagsspitzen und Abwesenheiten bremsen die Auftragserfassung weniger.
So funktioniert es
Vom Postfach zum fertigen Auftragsvorschlag.
Orderdesk arbeitet mit dem Postfach, in dem Ihre Bestellungen heute schon ankommen. Ihre Kunden müssen nichts ändern.
01 · Eingang
Bestellung kommt an
E-Mail mit PDF, Excel oder Freitext aus dem bestehenden Postfach.
02 · Erfassen
Daten werden ausgelesen
Kunde, Positionen, Mengen, Preise, Termine und Adressen – strukturiert.
03 · Ausnahmen
Ihr Team entscheidet
Unklare Positionen werden markiert. Der Rest ist sofort bereit.
04 · Übergabe
Ins ERP
Geprüfte Auftragsdaten gehen über Ihren bestehenden Weg an die Auftragsabwicklung.
Keine Umstellung für Ihre KundenBestellungen kommen weiter wie bisher.
Ihr Team behält die KontrolleFreigabe vor der Übergabe ans ERP.
Betrieb in der EUAuf Wunsch dediziert.
Für wen es passt
Nicht für jeden – aber genau für diesen Fall.
Weniger geeignet
- Fast alle Bestellungen kommen bereits über EDI oder Portal
- Vor allem wenige, individuell ausgelegte Projektaufträge
- Gesucht wird eine allgemeine Belegerfassung
Trifft das auf Ihr Unternehmen zu?
- Hersteller und technische Händler mit großem Artikelstamm
- Täglich Bestellungen per E-Mail, PDF oder Excel
- Innendienst erfasst diese Bestellungen heute von Hand
Gute Voraussetzungen
Genau dafür ist Orderdesk gebaut.
Selbsteinschätzung · keine Zusage
Weniger Leute fürs Abtippen.
Die guten Leute für Ihre Kunden.
Ihr Innendienst bekommt Zeit für die Arbeit, die Erfahrung braucht: Rückfragen, Sonderfälle und Kundenbetreuung.
Der Einstieg
Klein beginnen, an Ihren echten Bestellungen.
Kein großes IT-Projekt am Anfang. Sie sehen früh, was bei Ihnen tatsächlich funktioniert.
Schritt 1
30-Minuten-Gespräch
Wir zeigen den Ablauf bei Meusburger und besprechen, wie Bestellungen bei Ihnen heute ankommen.
Unverbindlich
Schritt 2
Test mit Ihren Bestellungen
Wir verarbeiten eine Auswahl Ihrer echten Bestellungen und zeigen das Ergebnis Position für Position.
Umfang nach Absprache
Schritt 3
Pilot im Echtbetrieb
Ein Bestellpostfach, ein Übergabeweg ins ERP. Danach entscheiden Sie anhand echter Ergebnisse.
Klar abgegrenzt
Gespräch vereinbaren
Wie viele Ihrer Bestellungen tippt heute noch jemand ab?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den Ablauf und klären gemeinsam, ob er zu Ihren Bestellungen passt.
Andreas Nigg
Pondhouse Data · Vorarlberg